Reguli de comunicare scrisa

Timpul nostru este din ce în ce mai prețios, iar cantitatea de informație care vine spre noi este copleșitoare. Statistic vorbind, o persoană interacționează cu ceilalți folosind,  în medie, 100 de mesaje în fiecare zi. În aceste condiții, este important modul  în care alegem forma de  comunicare  cu  ceilalți.

Comunicarea scrisă, în special cea prin e-mail, a devenit în timp un mijloc de comunicare extrem de popular, atât în domeniul business-ului, cât și în domeniul personal – în special pentru că este mai puțin consumatoare de timp, iar schimbul de mesaje rămâne înregistrat. Deși este o formă de comunicare des utilizată, de multe ori poate să ducă la probleme, un  e-mail poate fi atât cauza, cât  și soluția problemelor.

Alegerea cuvintelor potrivite este o adevartă provocare în comunicarea scrisă, deoarece cuvintele nu mai sunt asociate cu limbajul nonverbal, care știm că are un rol esențial în interpretarea mesajelor noastre. Totuși există anumite sugestii care ne pot duce spre o comunicare scrisă  mai eficientă.

Reguli cheie pentu o comunicare eficientă prin e-mail

1. Cel mai important lucru care trebuie luat în considerare atunci când trimitem un e-mail se referă la impactul pe care mesajul îl va avea asupra cititorului. Este esențial să fim atenți la tonul și la modul în care mesajul este exprimat. De pildă, este recomandabil să reducem la minim utilizarea cuvintelor scrise cu majuscule și cu bold. Deși unii dintre noi au o afinitate spre a transmite mesajul într-o formă cât mai vizuală, acest lucru poate fi înţeles greșit de către ceilalți. Un mesaj  scris cu majuscule și saturat de semne de exclamare indică un ton de agresivitate, este asemănător situației în care se strigă la interlocutor.

2. Un alt aspect cheie în comunicarea prin e-mail presupune să nu ne concentram doar asupra obiectivelor noastre, deoarece va exista o probabilitate mare ca mesajul să fie interpretat greșit.  Înainte de a trimite un e-mail, luarea în calcul a situației interlocutorului devine esențială pentru a evita neînțelegerile.

3. Pentru a comunica eficient trebuie să avem în minte regula păstrează totul simplu.  Mesajele ar trebui să fie formulate clar și ușor de înteles, astfel încât să nu fie o pierdere de timp pentru cel care citeste mesajul. Un e-mail foarte lung ar putea transmite receptorului mesajul: ”nu-mi pasă de timpul tău”. În situațiile în care subiectul discutat este mai complex, se recomandă o altă formă de comunicare, poate față în față sau la telefon.

4. Dacă dorim ca idea principală a mesajului nostru să fie surprinsă de interlocutor, se recomandă utilizarea metodei piramida inversă (Bradley, 2010). Această metodă  presupune prezentarea informației într-o ordine descendentă, astfel informația cea mai importantă este prezentată prima dată, iar ulterior se punctează aspectele auxiliare. Acest lucru facilitează identificarea  mai rapidă a informației critice din mesajul primit.

De reţinut! Nu trebuie să uităm faptul că un mesaj transmis față în față nu își menține același înțeles în momentul în care este trimis prin e-mail, în principal pentru că tindem să oferim o interpretare negativă cuvintelor când nu auzim tonul vocii şi nu vedem limbajul corpului.

 

Bibliografie

Bagley, C. (2010, July 19). Writing: The Importance of White Space. Writinghood RSS. Retrieved January 29, 2013, from http://writinghood.com/tag/why-white-space-is-important.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Politica GDPR